Termékek kezelése - készletnyilvántartás

Egy termék listázása,  árazása és bevételezése… azaz a Termékek kezelése

Egy készletnyilvántartó programnak az a fő funkciója, hogy “készletet lehessen nyilvántartani”. Ez ennyire egyszerű… vagy mégsem? 

Ebben a bejegyzésben végigvesszük egy termék bekerülését a készletnyilvántartó programba, valamint felárazzuk, majd pedig bevételezzük – azaz készletet viszünk fel hozzá. Ez lesz a termékek kezelése!

FONTOS! Ebben a cikkben csak az egyszerű termékek kezelése szerepel, az egyedi sorszámú, valamint hosszban tárolt és SARZS számos termékekről egy másik bejegyzésben lesz szó!

Látható lesz a cikk során, hogy az sem jelenthet gondot az ügyfélnek, hogyha a termékei darabszáma meghaladja pl. a 10000-et – spoiler veszély: ha Excelben megvannak a termékek, akkor seperc alatt kész az importálás.

Termékek kezelése - alapok

A Navigáló gombsor

Termékek kezelése

A Navigáló gomsor segítségével szinte mindent tudunk tenni az adatokkal. Kezdve az új sor hozzáadásától/törlésétől a szerkesztésen át a szűrésig.

Ez a gombsor tudásának ismerete azért is nagyon fontos, mert minden egyes ablakban, modulnál találkozunk vele.

De lássuk, hogy melyik gomb mire való:

Ügyviteli rendszer: ugrás a legelső sorra A legelső adatsorra ugrik a program. Ez mindig az aktuális rendezettségtől függ (ha névsor szerint van a táblázat rendezve, akkor például más sor lesz az első, mintha darabszám szerint lenne rendezve. Ha a legelső sor az aktuális (azon állunk), akkor szürke a gomb.

Ügyviteli rendszer: előre lapozásA program felfelé “lapoz”. Ugyanaz a funkciója, mint a billentyűzet PageUp gombjának. A Lapozás figyelembe veszi, hogy az adatt monitoron levő táblázatban hány sor fér ki és annyival ugrik felfelé. Ha a legelső sor az aktuális (azon állunk), akkor szürke a gomb

Ügyviteli rendszer: előző sorra ugrikA program az előző sorra “ugrik” a táblázatban. Ugyanaz a funkciója, mint a billentyűzet felfele nyíl gombjának. Ha a legelső sor az aktuális (azon állunk), akkor szürke a gomb

Ügyviteli rendszer: felfelé lapozásA program lefelé “lapoz”. Ugyanaz a funkciója, mint a billentyűzet PageDown gombjának. A Lapozás figyelembe veszi, hogy az adatt monitoron levő táblázatban hány sor fér ki és annyival ugrik lefelé. Ha a legutolsó sor az aktuális (azon állunk), akkor szürke a gomb

Ügyviteli rendszer: ugrás a legutolsó sorraA legutolsó adatsorra ugrik a program. Ez mindig az aktuális rendezettségtől függ (ha névsor szerint van a táblázat rendezve, akkor például más sor lesz az utolsó, mintha darabszám szerint lenne rendezve. Ha a legutolsó sor az aktuális (azon állunk), akkor szürke a gomb.

Ügyviteli rendszer: Új, üres sor létrehozásaÚj, üres sort visz fel a táblázatban. Ez a gomb nem minden ablaknál engedélyezett. Például a jelentéseknél ez a gomb rejtve marad.
Ügyviteli rendszer: Tétel törléseKitörli az aktuális tételt. Törlés után nem lehet visszaállítani az adatot! Ez a gomb nem minden ablaknál engedélyezett. Például a jelentéseknél ez a gomb rejtve marad.

Ügyviteli rendszer: sor szerkesztéseSzerkesztés gomb.A legtöbb táblázatban alapértelmezetten nem lehet direktben átírni az adatokat, biztonsági okokból. Például a felhasználó “ráteszi a teáscsészét” a billentyűzetre és véletlenül értelmetlen betűkre átír egy fontos adatot. Ez a gomb arra szolgál, hogy szerkesztési üzemmódba teszi az aktuális sort. Ez a gomb nem minden ablaknál engedélyezett. Például a jelentéseknél ez a gomb rejtve marad.

Ügyviteli rendszer: Sor mentéseMentés gomb.Ezzel a gombbal tudjuk elmenteni a módosításokat. Csak akkor elérhető (kattintható), ha új sort vittünk fel előzőleg, vagy az adott soron rákattintottunk előzőleg a Szerkesztés gombra.
Fontos: e gomb lenyomása után már NEM tudjuk visszaállítani az előző állapotot! Ez a gomb nem minden ablaknál engedélyezett. Például a jelentéseknél ez a gomb rejtve marad.

Ügyviteli rendszer: Szerkesztés vagy felvitel érvénytelenítéseMégsem gomb. Ha a sor felviteli, vagy szerkesztési üzemmódban van, ezzel tudjuk visszavonni a beírt értékeket az előző állapotra. Fontos: ha a Mentés gombra kattintottunk, akkor a Mégsem gomb már NEM használható! Ez a gomb nem minden ablaknál engedélyezett. Például a jelentéseknél ez a gomb rejtve marad.

Ügyviteli rendszer: sor frissítéseFrissítés gomb. Több felhasználós programban van szerepe. Ha rákattintunk, a program újra frissíti az adatokat az adatbázisból.

Ügyviteli rendszer: Könyvjelző mentésKönyvjelző mentése gomb.Ha rákattintunk, a program megjegyzi a jelenlegi tétel sort. Ezután bárhová elnavigálhatunk és a “Könyvjelzőhöz megy” gombra kattintva visszaugrik a tételre. Egyszerre csak egy tétel tehető be könyvjelzőbe.

Ügyviteli rendszer: Ugrás a könyvjelzőreKönyvjelzőhöz megy gomb. Ráugrik a korábban elmentett tételre. Ha nincs könyvjelző elmentve, ez a gomb inaktív.

Ügyviteli rendszer: Szűrő gombSzűrő gomb. Kattintásra előjön egy szűrő ablak, melyben komplex szűrő feltételeket adhatunk meg a táblázat adataira. Pl. a cégnév tartalmazza a “Gu” szótöredéket és az irányítószám 1151 legyen és a státusz “Fontos ügyfél”

Termékek kezelése - Termékcsoportok létrehozása

Mielőtt terméket rögzítünk a programba, létre kell hozni a termékcsoportokat / kategóriákat. Ez olyan mint egy ház építése, először az alapokat kell létrehozni, hogy a fal (esetünkben a termék) már erre épüljön.

Létrehozhatjuk a csoportokat, alcsoportokat. Ezekre később a termékeknél szűrhetünk (pl. csak az Al csoport kategóriát láthassuk a termék karbantartásban).

Ha szeretnénk egy csoportot egy másik alá helyezni, akkor bal egér gombbal kattintsuk a csoport nevére, s lenyomva tartva húzzuk a feljebb levő kategóriára.

Termékek kezelése
Bemutató videó a termékcsoportok kezeléséről

Termékek kezelése - folyamatok

Egy termék rögzítése

Ha már elsajátítottuk elméletben a fent olvasottakat a navigáló gombsorról, akkor hozzá is kezdhetünk a termékek kezeléséhez. Vigyünk fel egy tételt a készletnyilvántartó programunkon belül a Termék karbantartásba.

A Termék karbantartás ablakban a legtöbb mező szerkeszthető, de a Mennyiség (Készlet) mező nem. Ez azért van, mert ha szerkeszthető lenne, akkor az alkalmazottak el tudnák lopni a fél raktárkészletet, majd egyszerűen átírhatnák a készletmennyiséget.
Ezért a Raktár program a következő lehetőségeket adja a mennyiség módosításához:
1. Leltár: pluszban, vagy mínuszban meg lehet változtatni az adott termék (vagy termékek) mennyiségét
2. Szállítólevél + Számla modul: csökkenti a készletet
3. Bevételezés modul: növeli a készletet
4. Visszavételezés modul: növeli a készletet

Ez azért jó, mert a szoftver minden egyes “mozzanatot” naplóz felhasználó, dátum és óra szerint. Ezek visszanézhetók a Mozgások böngészése/Napló böngészés menüpont alatt, vagy a Termék karbantartásban a Termék történet-ben.

Tehát a zöld + gombra kattintva a fenti ablak megjelenik, amelyben ki tudjuk tölteni értelemszerűen a megfelelő adatokat. Ha megvagyunk, akkor az Érvényesít gombra kell kattintani.

Ha megvagyunk, akkor az Érvényesít gombra kell kattintani.

Ezután a szoftver megkérdezi, hogy akarunk-e készletet felvinni a termékhez. Természetesen igen. Az Igen gombra kattintva automatikusan megjelenik a Bevételezés ablak, majd a beszállító kiválasztás ablak.

1. A felső táblázatban rákattintunk a bevételezendő termékre
2. Beírjuk a mennyiséget
3. Beírjuk a beszerzési nettót, vagy bruttót (ha az egyiket kitöltjük, a másikat kiszámolja a Raktár program)
4. A Rendben gombra kattintva hozzáadjuk a kosárhoz. A Rendben gombra kattintás előtt megtehetjük, hogy “melegében” átírjuk az eladási árakat (végfelhasználói, kisker, nagyker és kölcsönzési árakat)
A tétel bekerül az alsó táblázatba (a Kosárba) és folytathatjuk a következő tétellel. Ha az összes tételt felvittük, kattintsunk a Véglegesít gombra.

Ezután a program megkérdezi, hogy biztosan szeretnénk-e véglegesíteni a bevételezést.

A Véglegesít gombra kattintáskor a Raktár program megnöveli a raktár készletet a megadott mennyiségekkel és ha ki van pipálva a Nyomtasson bizonylatot véglegesítéskor jelölőnégyzet (Bevételezés menü / Beállítások), akkor kinyomtat egy bizonylatot is róla.

Ezután megtekinthetjük a Termék karbantartásban, hogy a termékünk megkapta a bevételezett készletet.

Az alábbi képre kattintva egy videót lehet megtekinteni a Bevételezés folyamatáról

Több termék rögzítése

Eddig volt úgymond az egyszerű dolga a felhasználónak. Viccet félretéve, most tényleg egy “kicsit” komolyabb odafigyelés kell, főleg ha több 100-1000-10000 termék kezeléséről van szó. A lényeg, hogy nem kell megijedni, van ezek rögzítésére megoldás. Mégpedig a

Termék importálása Excelből.

Termékek kezelése - Termék importálása Excelből

  1. Kiválasztjuk a Termék import Excel táblázatból menüpontot.
  2. A felugró ablakban (ami egy táblázat), a Fájl fülön kiválasztjuk a Megnyitás gombot.
  3. Ez megnyitja a Windows-os fájlböngésző ablakot, ahol megkeressük a gépünkön tárolt Excel táblázatot, és a kiválasztás után megnyomjuk a Megnyitás gombot. Megjegyzés: Ha az importálandó fájl tartalmaz olyan adatokat, melyeket nem szeretne szerepeltetni a szoftverben, akkor hozzunk létre egy új Excel fájlt, és másoljuk bele az importálandó adatokat, majd mentsük el. Abban az esetben, ha a táblázat tartalmaz üres sort / sorokat, az importálást meg fogja szakítani, tehát fontos, hogy ezeket az üres sorokat kitöröljük. Ez csak akkor hasznos, ha a meglévő oszlopnevek (adatbázis név szerint) már szerepelnek a megnyitott Excelben.
    ► Az is járható út, ha először az Oszlop lista gombra kattintva kiválasztjuk, hogy mely oszlopnevek szerint szeretnénk importálni. Ezeket a neveket behelyezzük a meglévő Excelünk megfelelő helyére, s csak utána tesszük vissza az egész táblázatot (vagy kijelölés – beillesztés, vagy Megnyitás útján) a Termék importálás ablakba.

4. A kiválasztott fájl bekerült a Raktár program táblázatkezelő felületébe. Fontos megjegyezni, hogy a legelső sor elé be kell szúrni egy sort, hogy az oszlopok elnevezését meg tudjuk adni a programban szereplő megnevezések szerint. Ellenkező esetben nem fogja beimportálni a termékeket. Az oszlopok megnevezését beírhatjuk kézileg, vagy kiválaszthatjuk az Oszlop lista menüpontból.,

5. Ha ez megvan, kattintsunk az Import -> Termék táblázatba gombra. Ha mindent jól csináltunk, az importálás pillanatok alatt elkészül.

Előfordulhat, hogy a szoftver nem fogja végrehajtani az importálást arra hivatkozva, hogy az oszlopok száma nem egyezik meg az oszlopok elnevezésének számával. Ebben az esetben nyissunk egy új munkalapot a Raktár szoftver Excel táblázat ablakban; adjuk meg az oszlopok megnevezéseit a fent említett 4. pontban leírtak alapján; nyissuk meg azt a fájlt egy táblázatkezelő szoftverrel (például a Microsoft Excellel), és a Másolás (Ctrl + c) – Beillesztés (Ctrl + v) parancsokkal másoljuk be a Raktár programba az adatokat. Ha ezzel végeztünk, az 5. pontban említettek alapján végezzük el az importálást.

Az alábbi képre kattintva egy videót lehet megtekinteni az importálás folyamatáról

Termékek kezelése - árazás, csoportos árváltoztatás

Ha érkezik egy árváltoztatás akár a beszállítótól, akkor 1-2 termék átárazása még nem okozhat gondot. Viszont amennyiben az egész palettát érinti, akkor már el lehet gondolkozni azon, hogy hogyan állítsuk be a programban az új árakat. Segítünk:

Pár kattintással!

Akár az összes terméket kell átárazni, vagy csak bizonyos termékcsoportokat… mindenre van megoldás. Ezeket nézzük most meg.

Termék - Csoportos Árváltoztatás

Ez akkor lényeges, ha egyszerre több terméknek ugyanaz a Végfelhasználói, kisker és nagyker ára.
Először ki kell jelölnünk a változtatandó termékeket, majd kattintsunk az Ár képzések ide vonatkozó menüjére.

Termékek kezelése

Itt a felugró ablakban láthatjuk, hogy 4 sort (terméket) jelöltünk ki, s ezeknek most megadhatjuk az egységes árait.
Adjuk meg az értékeket. Nem kötelező a kisker és nagyker árakat megadni, de ha 0-n hagyjuk, akkor a program nem „nyúl” ezekhez az értékekhez.
Nyomjuk meg a Rendben gombot!
Kapunk egy felugró üzenetet a szoftvertől:

“Figyelem! A kiválasztott termék(ek)hez megadott ár(ak) felülírásra kerül(nek)! Ezután nem lesz visszavonható!

Biztosan szeretné végrehajtani az árak módosítását?”

Nyomjunk az Igen gombra, ha elfogadjuk. Ezután láthatjuk, hogy a megadott értékek beálltak a kijelölt termékeknél.

Termék - Az összes termék átárazása százalékos arányban

A felugró ablakban adjuk meg azt az értéket, amellyel növelni szeretnénk az árainkat.
FIGYELEM! Ez a változtatás csak a Végfelhasználói (Eladási Ár1) árra vonatkozik
A Rendben gombbal végezzük el az átárazást.


FONTOS! Ha mínusz előjellen írjuk a százalékot, akkor értelemszerűen csökkenni fog az ár.

Termékek kezelése

Termék - Egy cikkcsoport termékeinek átárazása százalékos arányban

Itt a „cikkcsoport” a Termék csoportra értendő. Azaz, itt állíthatjuk százalékos arányban a kiválasztott termékcsoportba tartozó termékek árait.

A felugró ablakban válasszunk egy termékcsoportot. A bal felső „PIPA” gombbal véglegesíthetjük a kiválasztást.
Ezután egy újabb ablakban megadjuk az értéket. A Rendben gombra kattintva elvégeztük az átárazást.
FIGYELEM! Ez a változtatás csak a Végfelhasználói (Eladási Ár1) árra vonatkozik.

FONTOS! Ha mínusz előjellen írjuk a százalékot, akkor értelemszerűen csökkenni fog az ár.

Termék - Az összes termék árának megnövelése a beszerzési nettó bizonyos százalékával

Itt adja magát, hogy az összes termék árát növeljük.
Felugró ablakban megadjuk, hogy a beszerzési ár hány százalékával szeretnék emelni az árat.
A Rendben gombra kattintva elvégeztük az átárazást.
FIGYELEM! Ez a változtatás csak a Végfelhasználói (Eladási Ár1) árra vonatkozik

FONTOS! Ha mínusz előjellen írjuk a százalékot, akkor értelemszerűen csökkenni fog az ár.

Termék - Az összes termék átárazása képlet alapján

Sokkal egyszerűbbnek hangzik, mint ahogy le van írva.
A felugró ablakban már automatikusan mutat egy képletet a program. Így könnyű dolgunk van, legtöbb esetben csak az értéket kell megváltoztatni.
Például: mi az eladási árat (Végfelhasználói = eladasi1) szeretnénk megváltoztatni úgy, hogy a beszerzési nettó árat megszorzom 40%-kal. Akkor az érték 1.4 lesz. -> a tizedesjegyhez pontot használunk, nem vesszőt!

A Rendben gombra kattintva elvégeztük az átárazást. átárazást.gombra kattintva elvégeztük az átárazást.

Egyszerre mindhárom eladási árat is megváltoztathatjuk. Ehhez a képletet egymás után, vesszővel elválasztva írjuk. Például:

FONTOS! A Beállításokban beállítható, hogy alapértelmezetten milyen képlet jelenjen meg – így nem kell minden egyes alkalommal begépelni!

Termék - Egy cikkcsoport termékeinek átárazása képlet alapján

A már fentebb átvett folyamatok szerint kiválasztjuk az átárazandó termékcsoportot, majd egy másik felugró ablakban megadjuk a képletet / képleteket.

Termék - Csoportos Áfa kulcs módosítás

Egyszerű és gyors módja annak, ha meg szeretnénk változtatni több termékünk áfa kulcsát.
Felugró ablakban megadjuk, hogy mely értékű áfa kulcsot mely értékre szeretnék változtatni. Pl.: az összes 27%-os legyen 5%.

Termék - Termék minimum ár képzés – összes termékre

A felugró ablakban adjuk meg azt az értéket, amellyel növelni szeretnénk az árainkat.
FIGYELEM! Ez a változtatás csak a Minimum eladási nettó árra vonatkozik, és a Beszerzési nettó árból számol
A Rendben gombbal végezzük el az átárazást.