Események kezelése

Avagy hogyan tároljuk az ügyfelekkel történt beszélgetéseinket, levelezéseinket, az események mikéntjét

Volt már példa az Ön cégénél, hogy egy ügyféllel vitatkozott egy több éve történt dolgon? Előfordult már, hogy nem emlékezett pl. egy 5 éves megbeszélésre? Ha ezekre igen a válasz, akkor jó helyen jár. Ugyanis az események kezelése funkció arra szolgál, hogy Ön rögzíteni tudja az emaileket, beszélgetések összefoglalóját, sőt, akár még állományokat is az adott ügyfélhez.

A következőkben megnézzük, hogy hogyan is zajlik egy-egy esemény rögzítése meglévő ügyfélhez.

Események
Ügyfél eseményeinek megtekintése

Meglévő (vagy új) ügyféllel történő események kezelése - folyamatok

E-mail-ek, telefonbeszélgetések, egyéb

Az ügyfelek legtöbbször manapság már emailben keresik fel a vállalkozásokat. Ilyenkor a már meglévő CRM rendszerbe rögzíthetjük az ügyfelet (persze, ha még nem létezik az adatbázisunkban).

Az emaileket egy az egyben kimásolhatjuk a böngészőből, s beilleszthetjük az ügyfél megtörtént eseményeihez.

A telefonbeszélgetések tartalmát, összefoglalóját érdemes leírni.

Ehhez előtte a programban fel kell rögzíteni a Médium, illetve Esemény típusokat.

Médium lehet például:

  • email
  • telefon
  • sms
  • skype
  • zoom

 

Esemény lehet például:

  • Árajánlat kérés
  • Érdeklődés
  • Szerződés írás
  • Számla küldése
  • Információ adás
Események

Megjegyzés: az ide rögzített eseményeknek nem kötelező, hogy közvetlenül kapcsolódjon az ügyfélhez. Például: beállítom a Médium-ot Egyéb-re, az Esemény-t pedig Árajánlat készítés-re. Ez azért lehet fontos, hogy a későbbiekben lássuk, hogy az adott ügyféllel foglalkozva volt.

Persze több felhasználó is láthatja, visszakeresheti a különböző eseményeket az adott ügyfélnél. Ezzel is segítve egymás munkáját.

Ezek alapján már érthető lehet, hogy hogyan is működik az események kezelése az ügyfeleknél. De nézzük tovább az ehhez kapcsolódó funkciókat.

Keresés a megtörtént eseményekben

Ha egy ügyfél még “új”, s még nincs túl sok esemény rögzítve hozzá, akkor még könnyű dolgunk van egy-egy visszakeresésnél. De tegyük fel, hogy van egy ügyfelünk, aki már 8 éve van a programunkba rögzítve. Így előfordulhat, hogy több 100 esemény is van nála. Ennél az ügyfélnél szeretnénk kideríteni, hogy annak idején milyen címet is adott meg pl.: egy munka elvégzési helyszínéül, s az email sincs már meg.

A CRM szoftverünkben válasszuk ki a keresést, majd a Megtörtént események szövegére keresés-t. A keresés hatókörének válasszuk ki a Jelenlegi ügyfelet – hiszen most épp nála szeretnénk keresni.

Majd nyomjuk meg a Rendben gombot.

Események

Ezután írjuk be a keresendő szót. Esetünkben most legyen a Helyszín.

Majd nyomjuk meg a Rendben gombot.

Ezután a program kilistázza nekünk az összes olyan eseményt az adott ügyfélnél, ahol szerepel a “Helyszín” szó.

Ezáltal meg is találtuk a keresett címet. Ha szeretnénk, akkor egy gombnyomásra az adott eseményre ugorhatunk.

Megtörtént eseményből naptári esemény

Most már tudjuk, hogy hogyan lehet rögzíteni eseményt és hogyan lehet visszakeresni egy eseményt.

Most pedig nézzük meg, hogy hogyan lehet egy adott eseményből naptári eseményt / emlékeztetőt készíteni.

Válasszunk ki egy rögzített eseményt, majd kattintsunk az Eseményből Naptár gombra.

Láthatjuk, hogy a program kitölti automatikusan az eseménynél megadott dátumot, az ügyfelet, illetve a szöveget. A felugró ablakban még néhány dolgot beállíthatunk.

Videó az Események kezeléséről